ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดของสิ่งที่หน้าสนใจ
ข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ ดังนั้น
การเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่สนใจนั่นเอง
ข้อมูลจึงหมายถึง ตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งที่สนใจ
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
1. ความถูกต้องแม่นยำ
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้
จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาข้อมูลไปใช้ประโยชน์
โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำที่สุด
ปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้อง
2. มีความเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้
มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์
และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ครบถ้วน
ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความกะทัดรัด
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ
มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
ต้องมีการสำรวจเพื่อความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล
ความลึกหรือความกว้างขวาง ขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต
ประเภทของข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ ตามแหล่งกำเนิด
และตามลัษณะของข้อมูล
1. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งกำเนิด แบ่งได้ 2 ประเภท คือ
1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) หมายถึง
ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมจากแหล่งข้อมูลโดยตรง
ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่เพื่อให้ใช้งานได้หรือนำเอาไปประมวลผลต่อ
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง
ข้อมูลที่ผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์ดผยแพร่เพื่อให้ใช้งานได้หรือนำเอาไปประมวลผลต่อ
2. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้มูล แบ่งได้ 2 ประเภท
1. ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data) หมายถึง
ข้อมูลที่ใช้แทนขนาดหรือปริมาณ
ซึ่งวัดออกมาเป็นค่าตัวเลขที่สามารถนำมาใช้เปรียบเทียบขนาดได้โดยตรง
2. ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) หมายถึง
ข้อมูลที่ไม่สามารถวัดออกมาเป็นค่าตัวเลขได้โดยตรง แต่วัดออกมาในเชิงคุณภาพได้
ฉะนั้นการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน
จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น